Garaj

Taşıt, Sürücü - Plasiyer Uyarı ve Verimlilik Sistemi

Garaj, özellikle beş adet ve üstünde taşıt aracına sahip kuruluşların bu taşıtlarla ilgili her tür bilgiyi izlemesini sağlayan, sigorta - vergi vb. işlemler konusunda kullanıcıyı uyaran, sürücü – plasiyer ve yakıt – bakım vb. giderlerde maksimum verimlilik sunan bir uygulama yazılımıdır.

Taşıtlarla ilgili periyodik işlemler, kaza bilgileri, yakıt ve diğer harcamalar kesin denetim altına alınmakta; bu taşıtlarla bağlantılı olmak üzere, sürücü – plasiyer – cari hesap – stok takibi de yapılmaktadır.

Taşıtlar

Garaj ile, kuruluşa ait bütün taşıtların bilgileri ruhsatlardan yararlanarak taşıt kartlarına işlenmektedir. Taşıt kartına ayrıca; bu taşıtı kullanan sürücü, varsa yedek sürücü ve bu taşıt ile satış yapabilecek iki plasiyer bilgisi girilebilmektedir. Bu temel bilgiler girildikten sonra aşağıdaki işlemleri yapmak mümkün hale gelir:

Tüm taşıt bilgilerini gösteren tablo

Periyodik İşlemler

      Bir taşıta ait;

            ·        Kasko,

            ·        Trafik sigortası,

            ·        Taşıt vergisi,

            ·        Emisyon muayenesi,

            ·        Taşıt muayenesi,

            ·        Periyodik bakım, ve

            ·        Trafik cezası

bilgileri girilir. İsteğe bağlı olarak, yapılması gereken haftalık veya aylık işlemlerin listesi alınabilir. Böylece, unutma veya iş yoğunluğu nedeniyle dikkatlerden kaçan işlemlerden dolayı cezalı ödemelere meydan verilmemekte, mükerrer ödemelerin önüne geçilmektedir. Garaj ayrıca; taşıt vergilerini yatırmak üzere, tüm taşıtlar için gerekli bilgileri içeren bir listeyi hazırlamaktadır. Buna bağlı olarak, kullanıcıyı, bankaya gitmeden önce vergi makbuzları veya ruhsat fotokopileri gibi belgeleri bir araya getirme külfetinden kurtarmaktadır.

Taşıt bilgilerinin girilip düzenlendiği taşıt kartı

Kaza Bilgileri

Taşıt kaza yaptığı takdirde bu kaza ile ilgili tüm masraflar belirli bir iş emri numarası ile girilmektedir. Sigortadan kaza bedeli tahsil edildiğinde, bu bilgi de sisteme işlenmektedir. İstenildiği an, kaza ile ilgili harcamaları ve tahsilâtı kapsayan dökümü almak mümkündür. Sigortadan tahsilat yapılmadığı sürece de; Garaj’ınız dosyanın kapanmadığını hatırlatır.

Kaza bilgilerinin işemri numarası verilerek girilip düzenlendiği kaza kartı

Yakıt Harcamaları

Eğer taşıtlarınızdan bazıları “Taşıt Tanıma Kiti”ne sahip ise bu taşıtlara ait yakıt giderleri faturası, ilgili akaryakıt firmasından, aşağıdaki bilgileri içeren bir liste ile birlikte gönderilmektedir:

·        Plakası,

·        Taşıtın tipi,

·        Modeli,

·        O anki km bilgisi,

·        Aldığı yakıtın cinsi,

·        Litre birim fiyatı, ve

·        Toplam tutarı.

Bu bilgiler yaklaşık on günlük periyotlarla gelmekte ve kendi bilgisayarınıza operatör tarafından girilmektedir. Ancak akaryakıt firması ile görüşülüp bilgilerin liste yerine manyetik ortamda (disket vb) ya da Internet üzerinden elektronik posta ile gönderilmesi sağlanınca; Garaj’ınız bunları otomatik olarak işleyecektir.

“Taşıt Tanıma Sistemi” olmayan araçların yakıt giderlerinin faturalardan girilmesi de mümkün ve oldukça kolaydır. Bu bilgiler girildikten sonra sisteminiz size taşıtları tiplerine göre gruplayarak;

·        Toplam kaç litre ve kaç liralık yakıt aldığını

·        Toplam kaç kez benzin alındığını,

·        Toplam kaç km yol yaptığını,

·        100 km’de ortalama kaç litre yakıldığını,

listeleyecektir. Böylece bu listeye bakarak, taşıtın ve sürücünün verimliliği konusunda bir fikre sahip olunacaktır. Ayrıca, pratikte karşılaşılan, gerçeğinden fazla gösterilen yakıt alım suiistimali ortadan kalkmış olacaktır.

Diğer Harcamalar

Yukarıda sayılan masraf  kalemlerinin dışında, bir taşıtla ilgili olarak yapılabilecek her türlü harcamayı “Fatura Girişi” diliminden yapmak mümkündür.

Sürücü ve Plasiyerler

Firmada çalışan bütün sürücü ve plasiyerler “Sürücü / Plasiyer Kartı” diliminden; sicil, nüfus cüzdanı, sürücü belgesi ve kefil bilgilerini içerecek biçimde sisteme tanıtılmaktadır.

Sürücü-Plasiyer bilgilerinin girilip düzenlendiği Sürücü-Plasiyer Kartı

Çıkış ve Giriş Bilgileri

Sürücülerin gereksiz yere fazla km yapmalarını ve zamanı verimsiz kullanmalarını önlemek için;

    ·        Taşıtı alıp satışa çıkacakları zaman;

o       Günün tarihi,

o       Çıktıkları andaki km,

o       Çıkış saati, ve

    ·        Geri döndüklerinde;

o       Giriş km’si,

o       Giriş saati

bilgileri kaydedilmektedir.

Bu bilgiler girildikten sonra Garaj’ınız taşıtları bölgelere göre gruplayarak listelemektedir. Giriş ve çıkış kilometreleri arasındaki farkı alarak bir bölgeye ait ortalama kilometreyi bulmaktadır. Bu ortalamaların üstünde kalan taşıtları kırmızı renkte satırlar halinde görüntülemektedir. Böylece, fazla km yapan taşıt ve sürücüsü çarpıcı bir biçimde tespit edilebilmektedir.

 Sürücünün Yaptığı Kaza ve Masraflar

Gerek kaza bilgilerinin girişinde, gerekse taşıtla ilgili diğer masraflarda sürücü bağlantısı olduğu için; bir sürücüye ait bu tür dökümleri almak da mümkündür.

 Plasiyerlerin Yaptıkları Fireler

Plasiyerler satış sırasında değişik nedenlerle fireler vermektedirler. Bu tür kayıplar stok kalemi, miktar ve tutarları ile; plasiyer hareketi olarak işlenmektedir. Yine Garaj’ınız plasiyerlerin listesini, yaptıkları fire tutarları ile dökerek, verimliliklerini gözler önüne sermektedir. Böylelikle hangi tür stok kalemlerinde daha çok fire verildiğine bakılarak, bunlarla ilgili önlemler alınması da mümkün olmaktadır.

Cari Hesaplar

Çalışılan akaryakıt firmaları, sigorta şirketleri, bakım servisleri, yedek parça alımı yapılan firmalar ve benzerleri “Cari Kart” diliminden sisteme tanıtılır. Firmalar bazında kart açılabildiği gibi; “Taşıt Vergileri” ve “Trafik Sigortası” gibi kategorik kartlar açılarak harcamaların hareket ve toplamlarını görmek mümkündür.

Stoklar

Taşıtlarla ilgili yapılan yedek parça alımlarını, bakım servislerinde yapılan parça değişimlerini, kazalardan sonra yapılan harcama kalemlerini, plasiyerlerin sebep olduğu fire kalemlerini takip edebilmek için “Stok Kartı” tanımları kullanılmaktadır. Garaj’ınızın vereceği ‘Cins, Miktar ve Tutar’ başlıklı rapora bakılarak, hangi stok kalemleri için daha fazla harcama yapıldığı hemen görülebilecektir.

Bazı Grafik ve Raporlar

Ortalama KM Grafiği

İstenilen tarih aralığında herhangi bir taşıtın yaptığı ortalama KM değerlerinin grafik olarak kullanıcıya sunulduğu Ortalama KM Grafiği

Yıllık Harcama Tablosu

Taşıta , sürücüye yada plasiyere göre hazırlanabilen bu grafik aracılığıyla Masrafların artış yada azalış trendleri şirket içinde devamlı olarak gözlenebilecek ve gerekli olan önlemlere tam zamanında alınabilecektir.

Yıllık harcama tablosu ve grafiğinin genel görünümü